BI-Infrastruktur und KI-gestützte Auftragsautomatisierung für einen deutschen Lebensmittel- und Getränkeproduzenten
Der Produzent brauchte Geschäftseinblick und Entlastung von zeitraubender manueller Auftragserfassung. Eingehende Aufträge kamen als Fax- und E-Mail-PDFs, alle wurden manuell ins ERP eingegeben.
Die Herausforderung
Operations lief auf Tabellen und manueller Auftragserfassung. Die Führung hatte begrenzte Sichtbarkeit auf Marge und Durchsatz, und ein Teammitglied verbrachte den Großteil jeder Woche damit, Fax- und E-Mail-PDF-Aufträge ins ERP zu tippen. Fehler schlichen sich ein, und die Arbeit verdrängte die Kundengespräche, die dieselbe Person eigentlich hätte führen sollen.
Unser Ansatz
Wir haben das BI-Fundament und eine gezielte Auftragserfassungs-Automatisierung parallel geliefert, alles nativ in der bestehenden Microsoft-Landschaft. Microsoft Fabric hostet das Lakehouse und die Power-BI-Berichte. AI Builder Form Processing wurde auf die eingehenden PDF-Aufträge trainiert, um strukturierte Felder zu extrahieren. Power Automate orchestriert den Fluss in Microsoft Dynamics 365 Finance & Operations. Alles als native Microsoft-Komponenten, sodass das interne Team das System ohne uns besitzt und ausbaut.
Was wir geliefert haben
- Microsoft Fabric Lakehouse + Power-BI-Dashboards für Produktion, Vertrieb und Finanzen
- Auf eingehende PDF-Aufträge trainiertes AI Builder Form Processing-Modell
- Power Automate-Workflow, der extrahierte Aufträge in Dynamics 365 F&O einspeist
- Schulung und Übergabe, vollständig im nativen Microsoft-Ökosystem
Das Ergebnis
Ein Jahr nach Lieferung nutzt das Team das System täglich. Reporting, das früher einen Tag pro Woche kostete, läuft jetzt in Minuten, rund 95% dieser Zeit gehen direkt ans Team zurück, und die Auftragsbearbeitung ist von sieben Minuten auf dreißig Sekunden pro Auftrag gesunken. Die freigewordene Kapazität von rund 0,75 FTE pro Woche wurde aus der manuellen Erfassung heraus in Kundengespräche umgeleitet. Die Führung hat die Sichtbarkeit auf Margen und Operations zurück, die ihr fehlte.
“Conlatio hat unsere Herausforderungen genau verstanden und maßgeschneiderte Dashboards und Automatisierungen gebaut, die perfekt passen. Die Dashboards haben uns geholfen, Logistikkosten zu optimieren. Die Automatisierungen sparen jede Woche Stunden. Ein Jahr später profitiert das Team jeden Tag noch davon.”
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